Tudo no automático…

Já parou para pensar em quantas atividades do seu dia-a-dia poderiam ser automatizadas? O quanto você poderia trabalhar mais estrategicamente fazendo a tecnologia trabalhar melhor no plano operacional.

businessman draws gear to success concept

Duas notícias recentes me chamaram a atenção ultimamente. Uma diz sobre um “robô advogado”, onde um menino (acho que alguém de 19 anos pode ser chamado de menino) criou um bot, um programa de computador que preenche a papelada de formulários exigida pelos órgãos de trânsito para contestação de multas automaticamente para você. O menino ainda está elaborando o mesmo programa para outras operações, como o pedido de visto para refugiados, que segue a mesma lógica de preenchimento de formulários. (notícia na íntegra).

A mais antiga é de um cara que automatizou seu próprio trabalho e ficou seis anos basicamente sem fazer nada. O cara encontrou uma lógica no trabalho que ele fazia, conseguiu fazer uma programação que automatizou o serviço, não falou nada pra ninguém, ficou de boa na lagoa recebendo a grana dele e, quando perceberam ele foi demitido, mas o que a empresa poderia fazer? O cara não fez “nada demais”, criminalmente falando. (notícia na íntegra).

O medo de que seu trabalho se torne cada vez mais “inútil” e de ser substituído por um robô é algo que vem desde os anos 80, onde as ficções científicas mostravam carros voando, robôs como ajudantes domésticos e afins. Uma coisa muito engraçada, por exemplo, é pensar que o desenho “Os Jetsons”, produzido primeiramente entre 1962 e 1963, com um relançamento entre 84 e 88, se passa em 2062, ou seja, daqui a 46 anos. É engraçado, pois claramente não teremos carros voadores no estilo mostrado no desenho, nem cidades flutuantes, apesar do Elon Musk estar tentando habitar marte, mas ainda vou falar sobre ele aqui e as loucas genialidades desse cara em outro texto.

O fato é: perceber que seu trabalho é automatizável (não sei se essa palavra existe) tem um lado muito bom e que é óbvio, você automatiza e começa a pensar em coisas mais estratégicas da sua produção, do seu trabalho, do seu escritório.

Em todo trabalho tem uma parcela dele feita manualmente onde se pode encontrar uma lógica e automatizar. O grande problema é que hoje em dia fazemos tudo tão “no automático”, sem pensar muito nas tarefas mais rotineiras, que não se vê essa brecha. Nem sempre valerá a pena pelo custo, mas sempre será possível. Desde pequenas macros no Excel à programas avançados de automatização, sempre terá como uma parte do trabalho ser mais automática e, quase sempre, mais precisa e uniforme, que é a grande vantagem da tecnologia.

O medo de perder o emprego por causa da automatização vem à tona quando se fala nisso, mas é um medo que eu diria até um pouco bobo, quando você pensou nessa automatização. Visão de padrão, de otimização de recursos, principalmente o tempo, visão global da atividade, requisito necessário para vislumbrar a possibilidade de automatização, são habilidades extremamente valorizadas e requisitadas no mercado, noto isso ao conversar com colegas que são empresários ou gerentes. E, em um currículo, vale muito mais o resultado que você mostra do que você simplesmente dizer que tem uma visão dessa. E digo mais, muitas vezes você nem sabe que tem.

Um exemplo simples e pessoal, em um processo de “DE-PARA” de planilhas no setor que eu trabalho, para conseguir colocar todas as planilhas “DE” no formato da “PARA” durava-se, em média, 2 horas de trabalho. Quando se multiplicava isso por 12 planilhas diferentes que tinham que passar por esse processo, tínhamos 24 horas só nesse processo. Como só se trabalha 8 horas por dia, tinham que ser 3 dias dedicados integralmente a fazer esse processo que, antes que me perguntem, era demanda de legislação, não podia deixar de ser feito ou vinha a galera aí das fiscalizações da vida e metia uma multinha na parada.

As pessoas que estavam fazendo tal processo quando eu cheguei não eram tão habilidosas no Excel, sabiam o básico e faziam tudo isso a mão. Quando cheguei, foram me passar esse trabalho. Fiz por 2 meses e notei o padrão simples da atividade. Nesse caso era bem fácil de notar, o negócio era copia e cola basicamente (com algumas dificuldadezinhas). Como tenho um conhecimento um pouco mais avançado em Excel, macros, vbas e afins, consegui programar e automatizar e, advinha só, as 24 horas de antes se tornaram 2 horas e meia apenas. E o melhor, sem os errinhos de colar na coluna errada que de vez em quando acontecia. E assim todos viveram felizes para sempre. Isso deu um pequeno impulso para que eu pudesse ir para uns processos que eu gosto um pouco mais dentro da gerência.

Enfim, um pequeno exemplo de como uma automatização pode fazer bem. Os exemplos pelos que eu comecei o texto são drásticos, são caras que tem a mente super-lógica e veem padrões em tudo e tem conhecimento para isso. Não é meu caso (ainda!).

Dou-lhe uma dica, você já colocou tudo o que você faz em um fluxograma? Realmente todos os seus processos de trabalho em um fluxo simples, para conseguir se debruçar sobre eles e ver em que parte que é acessória e é feita de modo automático por você. A análise que envolve tem variáveis calculáveis e que são sempre padrões. Algumas vezes você pode automatizar tudo e só inserir uma parte da parametrização. Desenhando o seu processo você consegue ver isso muito melhor.

Desenhe com riqueza de detalhes, veja os mínimos sub-processos. Isso ajuda inclusive para padronização do que não é automático. Antes coloque no papel algumas especificações, como:

  • Metas ou objetivos: Cada processo seu deve ter um porquê;
  • Recursos: As tecnologias, programas e pessoas envolvidas;
  • Integração: Quais outros processos tocam ou cruzam esse que você está desenhando;
  • Controles: Quais são os parâmetros para cada etapa do seu processo.

Quando isso tudo estiver posto, desenhe como você faz hoje. Não mude do que você faz hoje já tentando melhorar. Isso pode te dar uma visão errada dos próximos passos do processo. Quando estiver como todo o projeto no fluxograma, comece a ver o que é automático, o que envolve decisões facilmente parametrizadas. Dê ponto à parâmetros, caso você trabalhe com parâmetros que são muito conceituais e nada numéricos, como impacto de uma ação de marketing, por exemplo, que nem sempre pode ser medida apenas no número de visualizações ou aumento nas vendas, pode haver apenas um reforço de marca. Isso pode ser pontuado de acordo com a experiência no setor.

Importante:

Em qualquer caso, antes de confiar 100%, teste das duas maneiras durante algum tempo e meça a acurácia do novo processo e da parte automatizada. E caso trabalhe com atendimento ao cliente, não deixe que o resultado da sua automação vá ao cliente sem que haja seguros controles de segurança.

fluxo

 

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